Первая страница » Статьи » О пользе бумаги » Часть II

О пользе бумаги

Влад Князев

Часть II. Бумаги, которых мы не пишем

Так случилось, что во время работы над дипломным проектом мне попался на глаза журнал «Электроника», являвшийся переводом американского журнала «Electronics». Его содержание меня очень заинтересовало. Причем заинтересовался я настолько, что сначала стал заказывать отдельные номера в издательстве «Мир», а потом стал выписывать этот журнал.

Можно было бы много говорить об этом журнале, о его достоинствах, о его необходимости для инженера. Я только скажу, что постоянно выписывал его на протяжении почти двадцати лет, до тех пор, пока его выпуск не прекратился.

Так вот, в журнале одно время была колонка, которая называлась «В блокнот инженера». Заметки там были небольшие, наподобие тех заметок, которые печатаются в колонке «Маленькие хитрости» в журнале «Наука и жизнь».

В одной из таких заметок говорилось о необходимости ведения инженером рабочего дневника. В этот дневник инженер, по замыслу автора, должен бы заносить информацию обо всем, с чем ему пришлось столкнуться в течение рабочего дня. Это могли быть идеи, которые пришли в голову во время работы, проблемы, с которыми ему пришлось столкнуться, методы решения этих проблем и т.д. и т.п.

В конце этой заметки была одна фраза, смысл которой я помню до сих пор. Автор утверждал, что инженер, который в течение всего рабочего дня не сделал ни одной записи в своем дневнике, даром провел свое время, и он абсолютно ничего не делал в этот день.

Конечно, можно было бы поспорить с автором насчет категоричности такого утверждения, только... Я не знаю, как с ведением дневников инженерами обстояли дела в Штатах, но ни у кого из своих коллег в то время я не видел каких-либо дневников. Конечно, у каждого на столе были папки с множеством различных бумаг, но дневников, о которых шла речь в короткой заметке, не было совсем. И потом, сталкиваясь с множеством других инженеров, я не замечал таких дневников у кого-либо.

Теперь вопрос: для чего он нужен, этот дневник? Ответы, конечно, могут быть самыми разными, от резко-отрицательных, до восторженно-положительных. Я же изложу лишь свою точку зрения. Необходимость ведения такого дневника не вызывает у меня ни малейшего сомнения, и вот почему.

Особенность работы инженера состоит в том, что в ходе выполнения проекта часто приходится собирать много различной информации, анализировать ее, и принимать на основе анализа решения. При этом решения редко приходят в голову сразу, как правило, имеется несколько альтернативных вариантов для выбора. Когда все варианты «прокручиваются» в голове, то нет гарантии, что обдуманы абсолютно все варианты и выбран наиболее оптимальный. Человек невольно начинает рассматривать в первую очередь то, что чем-то привлекло его внимание. Все остальное остается вне зоны его пристального внимания. Иное дело, когда все альтернативы занесены на бумагу. Здесь все варианты равноправны с точки зрения их рассмотрения, и уже можно не бояться того, что будет что-то пропущено.

Но допустим, что решение было принято верное, и бумага не понадобилась. Но тогда не будет понятно, как пришли к такому решению, будет непонятна логика принятия решения. Конечно, пока все это сегодня есть в голове, можно будет эту логику пояснить и коллегам, и руководству, и др. Но что будет завтра, послезавтра, через неделю? А если Ваши размышления и выводы изложены на бумаге, хотя бы кратко, то вспомнить позднее будет гораздо легче.

Далее, иногда бывает так, что, работая над каким-либо проектом, невольно появляются мысли о чем-то другом, напрямую не связанным с данным проектом. Возможно, все это пригодилось бы в будущем. А сейчас просто нет времени на развитие этой мысли. Но мысль осталась только в голове, и завтра останется только воспоминание об этой мысли. Как говорится, «пришла мысль, но не застав никого дома, тут же ушла». Но если эту мысль зафиксировать на бумаге, то потом можно к ней будет вернуться, как только представиться возможность.

Можно так же вспомнить и о тех случаях, когда программа долго не получается, или схема непонятно по каким причинам не хочет работать. После долгих усилий, многократных модификаций программы или схемы, Вы обнаруживаете причину неработоспособности. Как правило, такие причины никогда не лежат на поверхности, до них надо докопаться. Но вот Вы докопались до причины, все заработало, Вы прокричали мысленно самому себе «Ура!"... и забыли об этом. Пусть не сегодня и не завтра, возможно это случиться через месяц или через год. А через полтора года, опять случиться нечто подобное, и Вам останется только вспоминать, что что-то такое ранее уже было, но Вы, к сожалению, не записали об этом раньше и наступили опять на те же грабли второй раз. И опять мучительные поиски той же самой причины неполадки. Нет, чтобы записать раньше!... Но — поезд уже ушел.

Наверное, такие случаи бывали у многих, и о них можно было бы долго вспоминать и много рассказывать. Но ясно одно: при наличии записей это случалось бы гораздо реже, и работа бы шла быстрее, и время использовалось бы более продуктивно. Только, еще раз повторюсь, мне что-то не встречались инженеры, которые бы вели свои рабочие дневники. И я сам, увы, не исключение из правил.

Но, тем не менее, я продолжу свои размышления. Чем еще полезен рабочий дневник? Рабочий дневник дает возможность проанализировать и обобщить накопленную в нем информацию. То, что раньше, возможно, записывалось в виде отдельных, разрозненных фактов, казалось бы, не связанных между собой, может оказаться некими закономерностями. Эти закономерности можно выявить, просматривая записи, сделанные на протяжении нескольких лет (мечты о не сделанном).

И еще одна мысль по этому поводу. Бывает и так, что решения, отвергнутые по разным причинам в прошлом, в нынешнем времени окажутся более предпочтительными, поскольку со временем условия изменились. То, что раньше было невозможно, сейчас стало возможным. Поэтому можно просто просмотреть старые записи (если они, конечно, есть) и взять оттуда всю необходимую для этого информацию. Ну а если их нет, то "на Нет и суда нет».

Не могу сказать, что я совсем не пытался вести свой рабочий дневник. Было такое, начинал и заканчивал до того, как это успевало войти в привычку. Возможно, у других получится то, что не получилось у меня. Воистину, точно подмечено в одном из законов Мерфи: «Кто умеет, тот делает. А кто не умеет, тот учит». :-)

Тем не менее, хочется рассказать еще об одной «бумаге», которую я не пишу, хотя был момент, когда я начал ее писать. И так же быстро кончил, как и кончил вести рабочий дневник. И так же как рабочий дневник, мне не приходилось видеть такие «бумаги» у кого-либо из моих коллег.

Речь пойдет также о дневнике, назвать который рабочим я затрудняюсь. Но, дело, конечно не в названии, а в самой сути этого дневника. Когда я был еще студентом, нам рассказывали о таком понятии, которое называлось «Научная Организация Труда» (или сокращенно НОТ). Я смутно помню о самой НОТ, только помню, что одно из мероприятий по НОТ называлось «фотографией рабочего дня». Вот об этой «фотографии» я и хочу поразмышлять.

Суть «фотографии», как мероприятия, заключалась в том, что фиксировалось все, что делал сотрудник на работе от момента прихода на работу до момента ухода с нее. Записывалось время прихода на работу, время подготовки к работе, время перерыва на обед, время перекуров, время совещаний, время отвлечения сотрудника на дела, не связанные непосредственно с производством, и т.д. и т.п. Причем «фотография» велась не один день, а в течение определенного времени, например, в течение недели.

Данное мероприятие проводилось специалистами по НОТ, результаты обрабатывались и на основании этих результатов давались рекомендации по улучшению организации работ. Эти рекомендации доводились до сведения администрации предприятия.

Но это было во времена существования СССР, во времена строительства сначала социализма, а затем коммунизма. Рабочие и служащие предприятия были просто винтиками в огромной государственной машине. Естественно, что Государство было заинтересовано в том, чтобы механизм работал безотказно и «винтики» крутились максимально эффективно.

Сейчас времена изменились, Многие предприятия перестали быть государственной собственностью, и перешли частные руки. Возможно, ушли в небытие и сами службы НОТ, по крайней мере, на мелких предприятиях их нет. Тем не менее, я думаю, что польза от них была раньше и могла бы быть и сейчас. И вот почему.

Мне кажется, сейчас уходят в прошлое времена, когда человек получал зарплату только за то, что он приходил на работу не позже назначенного времени и уходил не раньше окончания рабочего дня; времена, когда делали вид, что нам платят, а мы, соответственно, делали вид, что работаем. Уходят в прошлое времена, когда от самого работника мало что зависело.

Наоборот, наступают времена, когда отдача от работника начинает влиять на размер его зарплаты все большую роль. А одним из способов повышения эффективности труда как раз и является соответствующая организация своего труда. И тогда нужно знать каким образом, насколько эффективно ты тратишь свое рабочее время. И фотография рабочего дня давала бы всю необходимую информацию. Естественно, было бы лучше, если бы эта фотография проводилась не от случая к случаю, а постоянно. Т.е. фотография оформлялась бы в виде своеобразного дневника, наподобие рабочего дневника, о котором шла речь выше.

Конечно, можно все записывать это и в один дневник, но лучше этого не делать, поскольку организация (самоорганизация) рабочего дня не связана напрямую с теми задачами, которые приходится решать. Я бы предложил вести отдельный дневник (для определенности назовем его организационным дневником), именно для фиксации всех событий рабочего дня.

Далее, всегда были, есть и будут начальники и подчиненные. И всегда будет стремление рядовых работников получать более высокую зарплату, по сравнению с той, которую платят (подчиненные всегда будут считать, что ее платят незаслуженно мало). С другой стороны, всегда будет стремление начальника платить работнику столько, сколько тот заслуживает (начальник всегда будет считать, что он и так платит чересчур много).

И что получается? Получается конфликт между руководителем и рядовым работником. И кто здесь прав, кто виноват, понять бывает затруднительно. В ответ на просьбу починенного о повышении зарплаты задается типичный вопрос начальника: а что ты сделал реально вчера (на прошлой неделе, в прошлом месяце) и чем ты занимаешься сейчас? А ответить часто и нечего.

Совсем другое дело, когда есть «бумага». Тогда будет не только то, что сказать, но и что-то показать. Хотите знать, что я реально делал вчера? Пожалуйста! Вот время прихода на работу, далее совещание, после перерыв на обед, далее погрузка (загрузка) мебели (оборудования), потом небольшой отдых, потом приступил к работе над проектом, потом разговор с работниками из отдела снабжения по поводу наличия (отсутствия) комплектующих, потом... конец рабочего дня.

Хотите знать, что я делал на прошлой неделе? Давайте посмотрим. И так далее. Если начальник увидит, насколько реально работает или не работает подчиненный по вине его (начальника) самого, я думаю, он задумается. И наоборот, если подчиненный, перед тем как начинать разговор о повышении зарплаты, сначала сам заглянет в свой дневник, то, возможно, он еще подумает, стоит ли заводить такой разговор вообще.

Скажете это нереально? Я так не думаю. «Бумага» всегда оказывает свое магическое действие на того, кто ее читает, независимо от того, кто ее написал. Можно тысячу раз твердить о повышении зарплаты и без всякого результата. Но попробуйте один раз положить свое заявление начальнику на стол, и результат последует незамедлительно. Не могу предсказать, какой именно будет результат, но то, что он будет сразу я уверен.

Самое главное, для того, чтобы это действительно стало реально, нужно вести свой дневник регулярно и максимально объективно, максимально честно. Все мы не без греха, и если Ваши «грехи» будут отражены в дневнике наряду с «грехами» Вашего начальника, то доверие к Вашей «бумаге» будет несравненно выше не только у Вас самого (прежде всего), но и Вашего начальника.

А если допустить, что подобный организационный дневник ведут еще и Ваши коллеги, то картина будет вырисовываться во всех деталях. Тогда будет наглядно видно кто лучше (хуже) работает: Вы, Ваш коллега или Ваш начальник. Тогда можно будет сделать выводы и, возможно, избежать конфликта, и появится больше шансов достичь взаимного понимания и согласия. А это весьма желательно для всех.

Так что «бумага» в этом случае могла бы быть очень полезна, поскольку она беспристрастна. Жаль только, что мы ее не пишем. Возможно, кто-то это делает сейчас. Во всяком случае, начать писать ее никогда не поздно. Если же конечно польза от нее Вам видна.

Конечно, всем нам приходится не только (и не столько) писать бумаги, но и, прежде всего, читать их. Поэтому я продолжу свои размышления.

Часть I. Бумаги, которые мы пишем < • > Часть III. Бумаги, которые мы читаем